Directiesecretaresse

Het beroep van directiesecretaresse samengevat:

Uiteraard zoals het woord het al zegt is de directiesecretaresse voor de ondersteuning van de directeur. Haar takenpakket is daarom ook zeer uitgebreid. Wat zijn zowel haar taken als directiesecretaresse?

Ondersteuning

Agendabeheer, dat houdt in het maken van afspraken, verplaatsen en/of annuleren van afspraken. E-mailbeheer, dat houdt in voor zover mogelijk e-mail beantwoorden en eventuele dringende e-mails onder de aandacht van de directeur brengen. Uitwerken van brieven die of geschreven worden aangeleverd of die de directeur zal dicteren. Dit gebeurd ook regelmatig met e-mails. Telefoonverkeer voor de directeur wordt door de directiesecretaresse beheerd. Alle telefoontjes komen eerst bij haar binnen voordat deze worden doorgeschakeld naar de directeur. De secretaresse zal proberen eerst zelf de telefoontjes af te handelen en als dit niet zal lukken zal ze de desbetreffende persoon doorverbinden met de directeur, mits hij beschikbaar is. Indien dit niet het geval is neemt de secretaresse een boodschap aan of vraagt of de persoon later terugbelt.

Vergaderingen worden ook door de secretaresse geregeld. Tijdens deze vergadering zorgt ze voor de koffie en thee en zal ze uiteraard indien nodig notuleren. Deze notulen worden door haar uitgewerkt en verspreid naar de personen die aanwezig waren bij de vergadering.

Organiseren

Soms kan het zijn dat een directiesecretaresse meerdere bijeenkomsten moet organiseren. Dan voor het hele personeel van meer dan 200 personen en de andere keer een bijeenkomst van maximaal 15 personen. Het gaat erom dat de secretaresse weet waar ze moet zoeken voor een locatie en kwaliteit. De secretaresse is de eindverantwoordelijke van alle bijeenkomsten en grote vergaderingen die zij moet organiseren en ook het aanspreekpunt tijdens de vergadering zelf.

Overige werkzaamheden

Het kan zijn dat er binnen een bedrijf een nieuwsbrief wordt uitgegeven of een personeelsblad. Meestal wordt deze ook door de secretaresse gemaakt / bewerkt om uiteindelijk te versturen naar het personeel. Doordat de secretaresse met veel computerprogramma’s moet werken moet ze ook beschikken over de nodige kennis van die programma’s en ook over de computer zelf. Dit is niet alleen noodzakelijk voor haar eigen werkzaamheden maar ook voor de ondersteuning van de directeur aangezien de meeste directeuren weinig van de elektrische apparaten weten. Een aantal programma’s waar een secretaresse de nodige kennis voor moet hebben zijn: Word, Excel, Outlook en Indesign. Uiteraard is dit iets dat per bedrijf verschilt.

Talenkennis

Verwacht wordt van een directiesecretaresse dat ze minimaal over 2 vreemde talen beschikt waaronder Engels. De 2e taal hangt er heel erg vanaf waar in Nederland het bedrijf is gevestigd want dit kunnen de volgende talen zijn: Duits en Frans. Uiteraard verschilt dit per bedrijf. Maar het kan zomaar zijn dat de directiesecretaresse de stap is om internationaal te gaan.

Conclusie

De directiesecretaresse moet ten eerste zeer stressbestendig zijn aangezien zij voor veel punten het aanspreekpunt is, om nog maar te zwijgen van de collega’s die bij haar zullen komen om hun vragen beantwoord te krijgen. De secretaresse moet redelijk technisch zijn en een oog voor detail hebben. Kortom een directiesecretaresse is een menselijke duizendpoot.