Een Virtual Assistant
Wat is een Virtual Assistant
Een virtual assistant is een persoonlijke assistent die op afstand voor een opdrachtgever werkt. De opdrachtgever huurt de virtual assistant in om werkzaamheden uit te voeren. Om deze werkzaamheden uit te voeren komt de virtual assistant niet naar het kantoor van de opdrachtgever. De virtual assistant werk vanuit thuis of vanuit het agentschap waarvoor de virtual assistant in dienst is. Alle contact tussen de opdrachtgever en de virtual assistant wordt telefonisch of via internet afgehandeld. In het Nederlands wordt virtual assistant vertaald als "virtuele assistent" en afgekort in zowel het Engels als het Nederlands als VA. De Nederlandse vertaling van virtual assistant lijkt niet de voorkeur te hebben in dagelijkse taalgebruik. De afkorting VA wordt wel regelmatig gebruikt.
Wat doet een virtual assistant
De taken die virtual assistants kunnen uitvoeren zijn zeer divers en elke virtual assistant heeft zijn of haar eigen specialisme. Hieronder echter toch een lijstje van een aantal werkzaamheden die virtual assistants kunnen uitvoeren voor hun opdrachtgevers:
- Administratieve werkzaamheden: Debiteuren- en crediteurenbeheer, Facturen inboeken, Onkostenadministratie, Ziekmeldingen verwerken, etc.
- Secretariële werkzaamheden: Telefoon beantwoorden, Emails beantwoorden, Correspondentie verzorgen, Vergader notulen uitwerken, Agenda's beheren, evenementen plannen, etc.
- Klantenservice: Afhandelen van klachten en vragen zowel digitaal als telefonisch, etc.
- Marketing en communicatie werkzaamheden: Marktonderzoek uitvoeren, Uitwerken van marketingacties, Research doen, etc.
- Internet gerelateerde werkzaamheden: Schrijven van artikelen, Social media onderhouden, Internet monitoren over wat er geschreven wordt over de opdrachtgever, Uitwerken van marketingplannen , Beheren van websites, Zoekmachine optimalisatie, etc.
- Diverse taken: Vertaalwerkzaamheden, Sales presentaties maken, Producten bestellen, etc.
Zoals je kunt lezen kunnen virtual assistants veel verschillende werkzaamheden uitvoeren. De werkzaamheden die virtual assistants kunnen uitvoeren zijn eigenlijk alleen begrenst door de kennis en kunde van de VA en verder kunnen ze alle werkzaamheden uitvoeren die vanaf een computer of telefoon uitgevoerd kunnen worden.
Een virtual assistant uit Nederland of uit het buitenland?
In theorie maakt het niet uit waar de virtual assistant zich bevind. Zolang de VA over een computer en een internet verbinding beschikt kunnen de werkzaamheden van de opdrachtgever uitgevoerd worden. Wat wel een overweging zou moeten zijn bij het zoeken naar een virtual assistant is of de VA de Nederlandse taal machtig moet zijn. Een VA die email moet beantwoorden maar alle in het Nederlands opgestelde email niet kan lezen kan niet zo effectief zijn als een virtual assistant die de Nederlandse taal wel machtig is. Indien de werkzaamheden voornamelijk in het Engels uitgevoerd kunnen worden kan er ook over de grens gezocht worden naar een virtual assistant.
Wat kost een virtual assistant
De kosten voor een virtual assistant kunnen erg verschillen. In Nederland zijn virtual assistants te vinden vanaf een tarief van ongeveer 35 euro per uur. De meeste virtual assistants vragen echter een uur tarief tussen de 50 en de 75 euro per uur en het zal ongetwijfeld mogelijk zijn om een virtual assistant te vinden met een hoger uurtarief. In lage lonen landen beginnen de uur tarieven al onder de 10 dollar per uur, maar lopen ook daar al snel op naar hogere bedragen. Een factor die medebepalend is voor het uurtarief is het aantal uren dat de opdrachtgever de virtual assistant inhuurt. Indien er geen minimum aantal uren overeengekomen wordt is het uur tarief vaak hoger dan wanneer de opdrachtgever zich verplicht om een minimum aantal uren per week of per maand af te nemen.
Een virtual assistant of een werknemer
In plaats van het inhuren van een virtual assistant kan een opdrachtgever er ook voor kiezen om iemand in dienst te nemen. Wat zijn nu precies de voor en nadelen van een VA.
Voordelen van een virtual assistant ten opzichte van een werknemer
- Omdat een virtual assistant niet in dienst is van de opdrachtgever maar ingehuurd wordt door de opdrachtgever hoeft de opdrachtgever geen arbeidsovereenkomst aan te gaan. Hierdoor is de opdrachtgever flexibeler.
- Omdat de virtual assistant niet naar kantoor komt hoeft de opdrachtgever geen kantoorruimte of apparatuur te regelen.
- Een virtual assistant kan tijdelijk worden ingehuurd om piek werkzaamheden op te vangen.
- Afhankelijk van de gemaakte afspraken kan een virtual assistant gemakkelijker en uitgebreider worden ingezet buiten kantooruren.
Nadelen van een virtual assistant ten opzichte van een werknemer
- Doordat de virtual assistant niet op kantoor zit kun je er niet even heen lopen.
- Indien je papieren aan de virtual assistant wilt geven zul je deze moeten scannen of per post versturen.
- Afhankelijk van het uurtarief van de virtual assistant kan de VA duurder zijn dan een werknemer.
Samengevat
Een virtual assistant kan veel werkzaamheden verrichten, maar geen wonderen. Als je van plan ben om een VA in te gaan zetten om werkzaamheden uit te voeren oriënteer je dan goed op de verschillende mogelijkheden maar zeker ook op de alternatieven.