Het nieuwe werken en cloud computing
Inleiding
Wat vroeger bekend stond als telewerken, heet tegenwoordig het nieuwe werken. Het nieuwe werken is dé nieuwe manier van werken: plaatsonafhankelijk, flexibel (=wanneer het jou uitkomt) en met gebruik van moderne ICT mogelijkheden (laptop of tablet-PC met internettoegang). Het nieuwe werken maakt het mogelijk de filedruk te verminderen, een goede balans werk-privé te realiseren en zorgt er bovendien voor dat er o.a. minder bedrijfsruimte nodig is, waardoor de productiekosten omlaag zullen gaan. Cloud computing faciliteert het nieuwe werken nog eens extra, door de ICT kosten te verminderen, waardoor het nog aantrekkelijker wordt om het nieuwe werken in te voeren.
Steeds meer mogelijkheden cloud computing
Het wordt steeds makkelijker om het nieuwe werken in te voeren. Zowel google als microsoft hebben ‘office’ software in de cloud beschikbaar om documenten op te slaan, te bewerken, zowel voor tekst als cijfers. Het is ook mogelijk om deze documenten met collega’s, die ook gebruik maken van deze services, te delen en zelfs tegelijkertijd aan deze documenten te werken.
Randvoorwaarden
De organisatie waar je voor werkt moet randvoorwaardelijk wel een aantal zaken goed regelen om echt aan de slag te kunnen met het nieuwe werken.
Zo moet alle informatie die je voor je werk nodig hebt 24/7 beschikbaar zijn via het internet en moeten de informatiesystemen waar je mee moet werken gebruikersvriendelijk zijn, snel en goed toegankelijk. Ook zullen de medewerkers thuis (of onderweg) moeten beschikken voor de benodigde ICT-middelen: lap-top/tablet PC met internettoegang en/of smartphone om toegang te kunnen krijgen tot de bedrijfssystemen (bijvoorbeeld via een USB-TOA) om echt flexibel te kunnen werken.
Daarnaast moet er ook voldoende ruimte zijn om op kantoor of daarbuiten af te kunnen spreken. Er zijn nu eenmaal ook meetings nodig om zaken met elkaar door te nemen; niet alles kan worden besproken via e-mail. En video conferencing is weliswaar mogelijk, maar nog niet echt overal beschikbaar.
De werkprocessen moeten het nieuwe werken uiteraard ondersteunen. En je moet zelf ook zelfstandig kunnen en willen werken.
Ook voor de HRM taken zal een en ander online moeten worden geregeld (=eHRM) om zaken als verlof- en verzuimregistratie mogelijk te maken, voortgangs- en functioneringsgesprekken in te regelen en opleidingen goed te organiseren. De toepassingsmogelijkheden van E-HRM staan nog wel in de kinderschoenen.
Gevolgen van het nieuwe werken
Het nieuwe werken heeft zowel voordelen als nadelen. Voordelen zijn dat de opbrengsten omhoog zullen gaan door super gemotiveerde medewerkers, hogere klanttevredenheid, de kosten zullen dalen (o.a. door toepassing van de mogelijkheden van cloud computing en minder huisvestings- en vervoerskosten) en er sprake is van duurzamere, groene activiteiten door het verminderen van de filedruk. Daar tegenover staan de nadelen. Zo zal er veel zakelijker gewerkt gaan worden. Er is minder overleg en de verwachte bijdragen van de medewerkers zal zeer scherp gedefinieerd moeten worden en daarbij kan er wel eens wat fout gaan. Medewerkers moeten er, zoals gezegd, goed tegen kunnen om solistisch te opereren. Even een praatje maken met een collega is er niet meer bij. De sociale samenhang in het bedrijf zal vervagen en er op moeten worden gestuurd om de identiteit van het bedrijf te behouden. Het lijkt, gelet op de voordelen, ook niet zo gemakkelijk om het nieuwe werken af te schaffen, wanneer het eenmaal is ingevoerd.
Hulp inroepen van ICT bureaus?
Je kunt als organisatie veel zelf doen om het nieuwe werken binnen de organisatie te implementeren. Veel van bovengenoemde randvoorwaarden kan de organisatie zelf goed invullen met en door de medewerkers. Voor een aantal aspecten is het verstandig om gespecialiseerde kennis in te huren. Het gaat daarbij bijvoorbeeld om het beveiligen van bedrijfsgegevens en het gebruik van maatwerksoftware op locatie.