Hoe selecteer je Document Management Software

Wat is Document Management Software

Document management Software (DMS) is software voor het managen van de creatie, vastlegging, raadpleging, routering en archivering van elektronische documenten, zoals Word, Powerpoint en Excel bestanden, maar ook gescande formulieren, facturen en foto's. Tot de functies van document management software behoort ook de controle over het wijzigingsproces van documenten, zoals tekstdocumenten, spreadsheets, presentaties, emailberichten, foto's en andere multimedia, met mogelijkheden als check-out, check-in en revisiecontrole. Er zijn in de wereld letterlijk honderden types Document Management Software. Elke type heeft weer zijn eigen sterke en minder sterke eigenschappen. Het ene systeem leent zich beter voor een administratiekantoor terwijl het andere systeem weer veel meer geschikt is voor een reclamebureau om hun verschillende documenten overzichtelijk in op te bergen. Om te bepalen welk systeem het best aansluit bij de eisen en wensen van een bedrijf moet er een selectietraject worden opgestart.

Wat is een goede voorbereiding op een DMS selectietraject?

Alvorens te starten moet men onderzoeken welke rol documenten spelen in de organisatie. In welke bedrijfsprocessen komen ze voor? Hoe worden ze verspreid en uitgewisseld? Dan kan men zich afvragen waar optimalisaties mogelijk zijn of waar de rol van documenten kan worden uitgebreid. Met andere woorden: het is belangrijk eerst te bepalen welke functionele behoeften er zijn. Wat willen medewerkers allemaal doen met de beschikbare informatie in documenten?

Welke stappen worden vaak overgeslagen bij de selectie?

Het goed bepalen van de functionele behoeften wordt wel eens overgeslagen. Men vertrekt vaak van de bestaande situatie en zoekt dan naar een oplossing die er zo goed mogelijk op lijkt, om die dan incrementeel uit te bouwen. Dit laatste is op zich geen probleem, maar het wordt dan moeilijk om grotere ambities te stellen en daar in fasen naartoe te werken.

Wat maakt een DMS project succesvol? Wat zijn de succesfactoren?

Achter een DMS project moet een langetermijnvisie zitten. De menselijke en eventueel financiële investering kan aanzienlijk zijn. Al te vaak op gemaakte stappen moeten terug keren kan dus duur uitvallen en frustrerend zijn. Een langetermijnvisie kan evengoed in fasen gebeuren. Het is zaak om bij iedere stap goed na te denken over de keuzes om het verdere traject niet in het gedrang te brengen. De mensen die ermee gaan werken moeten ook de gelegenheid krijgen om er geleidelijk aan in te groeien. De kans op aanvaarding is dan groter.

Wanneer mislukt een DMS project? Wat zijn de valkuilen?

Wanneer het project niet gedragen wordt door de gebruikers is het gedoemd om te mislukken. Het installeren van een groot monolithisch systeem waarin zogezegd alles zit verhoogt de kans op dit probleem. De impact op de manier van werken van de gebruikers is vaak te groot. Ze moeten teveel nieuwe dingen ineens leren. Monolithische systemen zijn ook niet steeds in alles goed. Daardoor stuit men later wel eens op problemen waar men moeilijk een mouw aan kan passen. Obstakels die te lang in de weg liggen zullen de frustratie alleen maar vergroten.

Welke aanbevelingen voor het implementatietraject?

Kies voor een modulair softwarepakket dat incrementeel uitgebouwd kan worden. Het belang van standaarden hierin kan niet worden overschat. De bedoeling van standaarden is het verhogen van de interoperabiliteit tussen verschillende onderdelen. Daardoor kan men voor specifieke functies op zoek gaan naar een gespecialiseerde oplossing en die dan inpassen in het geheel. Standaarden hebben ook als groot voordeel dat veel mensen erover hebben nagedacht. Er zit dus enorm veel ervaring in opgeslagen. Wanneer men vaststelt dat voor een bepaald deeldomein de compatibiliteit nog niet erg goed is dan is dit een teken dat dit deeldomein nog moet rijpen. Het is dan verleidelijk te kiezen voor de bedrijfseigen oplossing van één of andere leverancier. Een conservatieve houding is echter veiliger op de lange termijn.

Gouden tips voor organisaties die DMS software willen aanschaffen

De keuze voor een DMS is geen eenmalige aanschaf. Het gebruik zal zich in de loop van de jaren ontwikkelen, via bijvoorbeeld nieuwe toepassingen of koppelingen. Hierbij kunt u de ondersteuning van de leverancier goed gebruiken. U gaat een 'relatie' aan voor jaren' kies daarom een partner waar u vertrouwen in heeft. Creëer daarnaast een open communicatie met mogelijke leveranciers, zodat zij u kunnen helpen bij het definiëren van de eisen en wensen. Kijk tevens naar onafhankelijke certificering zoals NEN 2082, onafhankelijk onderzoek en eerder gerealiseerde projecten van een leverancier. 

Conclusie

Zoals gezegd zijn er honderden systemen waarin documenten kunnen worden geordend, bewerkt en opgeslagen. Bekende systemen zijn bijvoorbeeld Microsoft Sharepoint, Decos, Serenga of Livelink. Deze worden doorgaans door grote en middelgrote bedrijven gebruikt. Er zijn ook talloze systemen die zich meer lenen voor kleinere bedrijven. Denk niet te luchtig na door zomaar een pakket aan te schaffen na wat onderzoek op internet en productpresentaties. Betrek toekomstige gebruikers bij de selectie, inventariseer eisen en wensen en bepaal op basis daarvan welk systeem er het best op aansluit. Er zijn diverse organisaties, zoals Digital, Bureau Tromp, die kunnen ondersteunen bij dergelijke selectietrajecten. Zij geven op basis van eisen en wensen een onafhankelijk advies over welk systeem het beste aansluit op de situatie van uw bedrijf. 

! Dit artikel is eigendom van de auteur Baskooijman. Gebruik van deze informatie is niet toegestaan zonder toestemming van deze auteur. Raadpleeg onze Algemene Voorwaarden voor meer informatie of neem contact op met de auteur.
Antwoord niet gevonden?
Aangepast zoeken
Gerelateerde artikelen
Beoordelen
+
Beoordeling
  • Criterium:De mate waarin de informatie:
    • VolledigheidAntwoord geeft op titel en inleiding
    • BetrouwbaarheidCorrect en betrouwbaar is
    • DiepgangDetails en diepgang bevat
    • LeesbaarheidLogisch en overtuigend is gestructureerd
    • TaalgebruikLeesbaar en taaltechnisch correct is
    • DesignGrafisch mooi oogt
Uw
waardering
?
-
Reacties
#
01-01-1970
01:00
De reactie zal worden weergegeven na goedkeuring.
#1
Ron van de Sande
03-10-2012
18:57
De reactie is goedgekeurd en staat nu online.
Heeft u voor mij het e-mail adres van auteur Bas Kooijman?

Dank u wel.

Mvg,
Ron van de Sande
Reageren
  • Velden met * zijn verplicht.
  • Uw emailadres zal niet openbaar worden gemaakt