Waarom werkt een wonder proces niet

Inleiding

Veel ontwerpen en beschrijvingen van complexe en minder complexe systemen bevatten een element, vaak een proces, die zorgt dat alles goed komt. Vaak staat er een ook een werkwoord in de trend van "controleren" in. Het ziet er logisch uit, maar werkt in de praktijk nooit.

And Then A Miracle Hapens

"And then a miracle happens" (afgekort:ATAMHA) is dat stukje die op een miraculeuze manier alles voor ons oplost. Vaak ziet het er uit, zoals weer gegeven in de figuur. Het ziet er goed uit, omdat het bestaan van een alles controlerend proces een geruststellende gedachte is. Niets is minder waar. Als je een ATAMHA-proces aantreft, dan weet jij bijna zeker dat het geheel niet goed gaat.

Soms heeft het ATAMHA deel er altijd al ingezeten en soms is die er later bij gekomen. In totaal zijn er drie verschijningsvormen die allen even hardnekkig zijn, zodra ze er zijn. De opbrengst is echter vaak negatief.

ATAMHA volgens ontwerp

Als er een ATAMHA proces er vanuit het ontwerp er in gebracht is, dan hebben we te maken met een onzekere of onkundige ontwerper. De ontwerper weet blijkbaar niet precies hoe het totale preces in zijn werk gaat of is onzeker dat andere - de te controleren - delen dat niet zullen weten. Het belangrijkste kenmerk is dus dat onbekend is hoe dat plaats moet vinden en dat wat er precies moet gebeuren eigenlijk ook niet duidelijk is. Dit wordt pas echt zichtbaar na doorvragen naar de feitelijke werking of opbrengst.

ATAMHA als maatregel

Als overtreffende trap wordt soms een ATAMHA proces bedacht nadat het mis gegaan is. Dus in plaats van precies te achterhalen wat er mis ging, lijkt het makkelijker om een alwetend, bijna godsdienstige, inval te kiezen. Het is een oplossing die managers vaak kiezen. Om twee afdelingen die slecht met elkaar communiceren, richten we er een derde op om dat dan maar te gaan doen. Het aanpakken van het oorspronkelijke probleem gaat men uit de weg. Niet zelden uit politieke overwegingen. Structurele verbeteringen zullen echter uit blijven.

Koning van ATAMHA

De meest jammerlijke vorm is dat een afdeling of iemand zichzelf tot ATAMHA koning uitroept. Vaak zelfs met toestemming. Veel risicomanagers doen dat onbewust. In plaats van te adviseren over het risico, krijgen ze de eindverantwoording voor de beslissing. Vaak zonder al te veel materie deskundigheid en dossierkennis. Een stroperig besluitvorming treed vaak op, omdat alles dus langs dat ene bureau moet. Ook zaken die al eerder ingeschaald zijn. Want de beslissing is ondergeschikt gemaakt aan de toestemming.

De gevolgen

Als ATAMHA aanwezig is, dan is het zeker dat er een grote mate is van onbewuste onbekwaamheid heerst. Deze niet onderkende onzekerheid wordt immers afgedekt door iets of iemand anders waarmee de eigen verantwoordelijkheid afgeschoven wordt. Maar het blijkt een boemerang te zijn. Het functioneren van een goede procesgang wordt belemmert door de trechter werking en blokkades die een ATAMHA proces met zich mee brengt. Ook de bureaucratie wordt vergroot en overlegstructuren bevatten steeds meer mensen. Hierbij wordt steeds meer risicomijdend gedrag beloond en gecalculeerde risico's niet meer toegestaan. Ook wordt het politieke spel belangrijker dan de werkelijke expertise. In het ergste geval wordt corruptie in de hand gewerkt. In feite ga je uiteindelijk zoveel aan slagkracht inboeten dat het steeds moeilijker wordt op de werkelijke en wenselijke doelen te halen. Het ATAMHA proces wordt het doel op zich. En daarmee komt de controle technische functiescheiding te vervallen omdat het controlerende proces ook het gezaghebbende proces wordt.

Volwassen worden is het antwoord

ATAMHA structuren komen (helaas) nu eenmaal voor in elk deel van een organisatie en zelfs de maatschappij. De drang naar meer zekerheid en veiligheid, samen met een gebrek aan absolute kennis geeft kans aan dit fenomeen. Het volledig uitbannen is daarom een utopie. Als een ander nu eenmaal een beslissing neemt die goed uitvalt, dan zijn we zo verstandig geweest om te luisteren. Anders hebben we slecht advies gehad. Maar een grote volwassenheid tonen en de eigen verantwoordelijkheid nemen is wel de sleutel. Op de eerste plaats om zelf niet blind een ATAMHA koning of proces te volgen, maar te blijven nadenken in het grotere doel. Aan de andere kant verantwoordelijkheid te nemen voor de eigen expertise en daar ook naar te gedragen. Onderdelen die niet goed werken of ontworpen zijn moeten verbeterd worden. En niet in de laatste plaats van binnen uit. Controles moeten plaats vinden, maar de uitvoering moet aan de andere kant blijven. En het geloof in een risico vrije wereld kan je gerust laten varen. Maak hou boven alles vast aan de driedeling van de macht. Regel makende, uitvoerende en controlerende macht. Elke organisatie(onderdeel) kan niet zonder. Elk ICT systeem is je dankbaar.

! Dit artikel is eigendom van de auteur DanDooPur. Gebruik van deze informatie is niet toegestaan zonder toestemming van deze auteur. Raadpleeg onze Algemene Voorwaarden voor meer informatie of neem contact op met de auteur.
Antwoord niet gevonden?
Aangepast zoeken
Gerelateerde artikelen
Beoordelen
+
Beoordeling
  • Criterium:De mate waarin de informatie:
    • VolledigheidAntwoord geeft op titel en inleiding
    • BetrouwbaarheidCorrect en betrouwbaar is
    • DiepgangDetails en diepgang bevat
    • LeesbaarheidLogisch en overtuigend is gestructureerd
    • TaalgebruikLeesbaar en taaltechnisch correct is
    • DesignGrafisch mooi oogt
Uw
waardering
?
-
Reacties
#
01-01-1970
01:00
De reactie zal worden weergegeven na goedkeuring.
Er zijn nog geen reacties. Wij nodigen u graag uit op dit artikel te reageren.
Reageren
  • Velden met * zijn verplicht.
  • Uw emailadres zal niet openbaar worden gemaakt