Wanneer is het als ondernemer zinvol een incassoprocedure te starten

Als ondernemer maak je afspraken met klanten over goederen of diensten die je gaat leveren. Het is verstandig de afspraken schriftelijk vast te leggen, vaak gebeurt dat middels een koopovereenkomst, waarin ook de betaling staat beschreven. Ondanks deze schriftelijke afspraken en de bijbehorende betalingsherinneringen en schriftelijke aanmaningen, kan het voorkomen dat de klant niet betaalt. Wat doe je dan? Een incasso procedure starten? Of direct een rechtszaak starten? Welke stap kun je het beste nemen? Voor welke specifieke kosten kom je te staan? En hoe hoog zijn deze kosten? Als ondernemer ben je liever bezig met waar je goed in bent: ondernemen!

Daarom hieronder tips over te volgen stappen en tips hoe je kosten kan vermijden.

Stappen bij een incasso procedure

Hieronder de belangrijkste stappen voor een standaard incasso procedure.

De koopovereenkomst

Hieronder worden eerst enkele algemene bepalingen uit de koopovereenkomst besproken. Daarna wordt uitgelegd hoe te handelen indien de klant niet (of niet alles) betaalt. Enkele veel voorkomende bepalingen uit de koopovereenkomst zijn:

  1. Gegevens van beide partijen
  2. Omschrijving van de te leveren goederen of diensten
  3. Termijnen waarbinnen wordt geleverd
  4. De koopprijs en kwaliteit van de levering
  5. (Aanvullende) voorwaarden waaronder wordt geleverd
  6. Niet-nakoming en boete
  7. Handtekeningen van beide partijen

Een van de verplichting die wordt beschreven is de prijs die betaalt moet worden voor de goederen of diensten. Het is verstandig om een gedeeltelijke vooruitbetaling te vragen aan jouw klant. Daarmee wordt de hoogte van voor-financiering verminderd. Dan heb je immers al een deel van je geld binnen en wordt dus minder beslag gelegd op de financiële draagkracht van de onderneming. 100% vooruitbetaling is niet gebruikelijk.

Niet nakoming en boete

Hieronder wordt ingegaan op onderdeel 6: Niet nakoming en boete.

De meeste ondernemingen hebben een standaardprocedure die wordt gehanteerd om vorderingen te innen. Na aflevering zul je een eerste factuur moeten sturen. In deze factuur moet de specificatie staan van vordering waarop de factuur betrekking heeft en de termijn waarbinnen de betaling moet hebben plaatsgevonden. Indien betaling is uitgebleven kan vervolgens een herinnerings factuur worden gestuurd. Een herinneringsfactuur is een vriendelijke manier om de klant te herinneren aan het feit dat de betalingstermijn reeds verstreken is. Als uw betaling wederom uitblijft binnen de bovengenoemde termijn, wordt een eerste aanmaning verstuurd waarin staat dat de vordering definitief uit handen gegeven zal worden aan een incassobureau. Gebruikelijk is dat deze stap na na 65 tot 70 dagen wordt genomen.

Het is ook mogelijk een betalingsregeling af te spreken met de (dubieuze) debiteur. Daarin wordt een (maandelijks) af te lossen bedrag overeengekomen, onder voorbehoud van alle rechten.

Mag ik spullen van de niet-betalende klant achterhouden?

Dit wordt ook wel retentie recht genoemd. Het recht op retentie is een vorm van opschorting. Je hebt het recht om afgifte of levering van een product uit te stellen tot alle openstaande bedragen betaald zijn. Retentie recht wordt ook wel recht van terughouding genoemd.

Wanneer kan ik het recht op retentie gebruiken? Het retentie recht biedt onder meer uitkomst in situaties waarin een klant een product heeft afgegeven ter reparatie of opslag. Ook geldt het recht van retentie bij het af- en opleveren van goederen, zowel roerend als onroerend. Je kunt je niet beroepen op het retentie recht als je de goederen niet meer in bezit hebt. Je moet dus zorgen dat je de feitelijke macht hebt over de zaken. Alleen dan kun je je beroepen op het recht van retentie. Dat mag ook indien de vordering per direct opeisbaar is en als tussen de vordering en de afgifte verplichting voldoende samenhang bestaat om de opschorting te rechtvaardigen. Er is voldoende samenhang als de verplichting tussen jou en de klant vastligt, bijvoorbeeld in een koopovereenkomst. Bijkomend voordeel is dat het retentierecht een schuldeiser tevens voorrang geeft. Dit houdt in dat in het geval dat er meer schuldeisers zijn, jij het eerst aan de beurt bent met de vordering van het openstaande bedrag.

Voorbeelden van retentie recht en een incasso procedure

Voorbeelden zijn een auto die ter reparatie wordt aangeboden of een inboedel die ter opslag is aangeboden.

Tips bij het starten van een incasso procedure

Het retentie recht geldt ook bij onroerende zaken, zoals een gebouw. Dat lijkt lastig, omdat een onroerende zaak moeilijk is achter te houden. Als het gaat om de bouw van een woning is het wel mogelijk om de woning te laten afsluiten en op een bord te melden dat er retentie recht op de woning ligt.

Tot slot: Voorkomen is beter dan genezen

Om te voorkomen dat je geld kwijt zal zijn aan procedures en advocaten, kun je beter voorafgaand aan het af te sluiten koopcontract laten onderzoeken of de (potentiële) klant kredietwaardig is. Dat kan gecheckt worden door krediet informatie op te vragen. Dat kan via de Kamer van Koophandel, een gerechtsdeurwaarder, een juridische adviseur of een incassobureau.

Pas vooral op bij nieuwe klanten, zeker als het gaat om grote bestellingen, waarmee veel geld is gemoeid!

Handige links bij incasso procedures

Voor juridische kwesties zijn vaak de specifieke omstandigheden doorslaggevend. Het kan dan financieel de moeite waard zijn een jurist te raadplegen. Maak daarvoor een afweging tussen de kosten en de mogelijke opbrengst. Voor alle vragen over incasso procedures en retentie recht kunt u terecht bij een incassobureau bij u in de buurt, of op faillissementsrecht.

bronnen en links

Bij de totstandkoming van dit artikel is ook gebruik gemaakt van de site van de belastingdienst.nl.


! Dit artikel is eigendom van de auteur Ronald. Gebruik van deze informatie is niet toegestaan zonder toestemming van deze auteur. Raadpleeg onze Algemene Voorwaarden voor meer informatie of neem contact op met de auteur.
Antwoord niet gevonden?
Aangepast zoeken
Gerelateerde artikelen
Beoordelen
+
Beoordeling
  • Criterium:De mate waarin de informatie:
    • VolledigheidAntwoord geeft op titel en inleiding
    • BetrouwbaarheidCorrect en betrouwbaar is
    • DiepgangDetails en diepgang bevat
    • LeesbaarheidLogisch en overtuigend is gestructureerd
    • TaalgebruikLeesbaar en taaltechnisch correct is
    • DesignGrafisch mooi oogt
Uw
waardering
?
-
Reacties
#
01-01-1970
01:00
De reactie zal worden weergegeven na goedkeuring.
Er zijn nog geen reacties. Wij nodigen u graag uit op dit artikel te reageren.
Reageren
  • Velden met * zijn verplicht.
  • Uw emailadres zal niet openbaar worden gemaakt