Wat is Enterprise Content Management
Inleiding
Er is een groot probleem waarmee alle organisaties te maken hebben: de explosieve groei van alle soorten ongestructureerde informatie, die b.v. is vastgelegd in papieren en electronische documenten, e-mails, formulieren, website content etc. Het resultaat is, dat organisaties steeds vaker te kampen hebben met verlies van informatie, moeilijk vindbare informatie, verkeerde versies, incomplete dossiers en dientengevolge trage afhandelingprocessen.
Uit onderzoek blijkt
dat medewerkers momenteel al gemiddeld zo’n 30 tot 40 % van hun tijd besteden aan document gerelateerde taken, zoals opslaan/archiveren, zoeken, verzamelen, kopiëren, verzenden etc. Dit zal de komende jaren alleen maar toenemen. Daarnaast wordt het voor organisaties steeds belangrijker om de “kennis” die in documenten aanwezig is te “delen”. Bovendien dienen veel organisaties door aangescherpte wet- en regelgeving te beschikken over complete en snel oproepbare dossiers (compliancy). Dit noodzaakt organisaties om te zoeken naar oplossingen om meer grip op informatie te krijgen. Enterprise Content Management biedt hiervoor een adequate oplossing.
Wat is Enterprise Content Management?
Enterprise Content Management (ECM) heeft betrekking op de hulpmiddelen, technologieën en methoden die worden gebruikt voor het vastleggen, beheren, opslaan, archiveren en distribueren van alle soorten ongestructureerde "content" binnen een organisatie, zoals b.v. papieren en elektronische documenten, e-mails, website content etc. Enterprise Content Management is in feite een "paraplu"- begrip waartoe onder andere behoren: Document Management, Digitaal Werken en Digitale Archivering, Records Management, Web Content Management en Business Proces Management (Workflow Management).
Enterprise Content Management Implementatie
Een succesvolle implementatie van ECM vraagt om een goede en zorgvuldige voorbereiding. Het ontwikkelen van een ECM strategie, het definiëren van een sterke Business Case en deze effectief communiceren, het in kaart brengen van bedrijfsprocessen, het vaststellen van eisen, het selecteren van leveranciers en het kiezen van een pakket, het digitaliseren en migreren van de content, ontwerpen van de oplossing, het inrichten van de beheers- en gebruikersorganisatie; dit zijn allemaal aspecten die van cruciaal belang zijn voor een succesvolle ECM implementatie
Links