Hoe verloopt een sollicitatieprocedure
Voordat je begint te lezen
De sollicitatiebrieven worden bewaard totdat de responstijd is verstreken. Dit scheelt veel tijd, want als je de brieven meteen leest, dan weet je na een tijdje niet meer wat er in alle brieven stond en moet je ze opnieuw lezen. Ook kun je de brieven op deze manier objectief vergelijken. Voordat het lezen begint, wordt er op de basiseisen gelet: de brieven moeten er verzorgd uitzien en er moet een cv bijgevoegd zijn. Verder dient er ook in te staan waarom de sollicitant geïnteresseerd is in de functie en wat zijn of haar kwaliteiten zijn. Als dit het geval is, dan wordt de sollicitant beschouwd als een serieuze kandidaat. Minder serieuze reacties (zoals: geen cv toegevoegd, te korte of onverzorgde brieven of ontbrekende onderdelen in de brief of het cv) worden meteen aan de kant gelegd. Aan de reacties die via de e-mail binnen zijn gekomen, worden dezelfde eisen gesteld. Het is weliswaar makkelijker en sneller om een sollicitatiebrief te mailen, maar het moet wel met zorg worden gedaan.
CV
Ten eerste worden de cv’s gelezen om te zien of de kandidaten wel over de vereiste diploma’s en/of werkervaring beschikken. Het functieprofiel wordt erbij gehouden. Er wordt gekeken naar de combinatie van werkervaring en diploma’s. Zo weet je over hoeveel kennis de kandidaat ongeveer bezit en hoeveel verantwoordelijkheid hij aankan. Er wordt uiteraard niet gekeken of een kandidaat aan álle eisen voldoet. Sommige kandidaten komen heel veelbelovend over terwijl ze niet aan alle eisen voldoen, die kunnen dan bijv. een extra cursus volgen. Er wordt ook op gelet of iemand vaak van baan verwisselt. Indien dit zo is, is de kans wellicht groot dat als de kandidaat wordt aangenomen niet lang bij ons blijft werken.
De brief
Meestal hoef je niet alle brieven te lezen die je binnen hebt gekregen, omdat je n.a.v. de cv’s al een indruk hebt gekregen van welke sollicitanten je interesse hebben, en welke niet. Bij het lezen let je erop wat iemand te bieden heeft, wat de motivatie van de sollicitant is om juist om deze vacature te solliciteren en wat de ambities van de sollicitant zijn. Schrijffouten hoeven er niet altijd toe te leiden dat een brief direct wordt weggegooid, dit is afhankelijk van de functie. Van iemand die in zijn functie veel rapporten e.d. op zal moeten stellen, mag je wel een foutloze en goed lopende brief verwachten. Hoeveel sollicitanten je uitnodigt voor het eerste sollicitatiegesprek, is afhankelijk van het aantal vacatures die je open hebt staan, het aantal personeelsleden dat je willt en het aantal sollicitanten die reageren.
De sollicitanten die je ook interessant vindt, maar niet direct onze eerste keuze zijn, houd je reserve. Als er bij de eerste sollicitatiegesprekken geen, of te weinig, geschikte kandidaten tussen blijken te zitten, dan kun je wellicht nog terugvallen op je reserve kandidaten.
Uitnodiging
Wanneer het duidelijk is welke sollicitanten je uit wilt nodigen, als reserve willen houden en welke afwijzen, breng je ze hiervan zo snel mogelijk op de hoogte. Zo voorkom je dat ze onnodig lang in spanning zitten en kunnen de sollicitanten die je afwijst verder op zoek gaan naar een baan.
In een uitnodiging voor een oriënterend gesprek vermeld je de datum, tijd en plaats. Maar ook de naam en functie van degene(n) met wie de kandidaat een gesprek heeft. Ook voeg je het functieprofiel en wat basisinformatie van het bedrijf toe. En uiteraard de routebeschrijving voor de zekerheid.
De reservekandidaten krijgen ook een brief waarin staat waar ze aan toe zijn. Je vermeldt hoe de procedure zal verlopen en binnen welke termijn ze alsnog een uitnodiging voor een gesprek kunnen verwachten als blijkt dat na de eerste sollicitatiegesprekken geen geschikte kandidaat zit.
In de brieven die je naar de sollicitanten die je afwijst sturen, meld je specifiek wat de redenen zijn waarom de kandidaat niet voldoet aan de gestelde criteria. Je zetten er ook bij wat er verder met de sollicitatiebrief zal gebeuren. Soms wordt deze vernietigd, maar het komt ook voor dat je de brief aan de kant zullt zetten voor als dat in de toekomst nodig zal zijn. In die brief vraag je wel aan de klant of daar bezwaar tegen is en je vermeldt hoe lang je de brief zult bewaren.
Eerste gesprek
In het eerste gesprek bied je de sollicitant de mogelijkheid aan je beter te leren kennen en je verkent onder andere de relevantie van de kennis en ervaringen van de sollicitant. Na de eerste gesprekken kies je welke sollicitanten volgens jou het best bij de organisatie passen. Binnen enkele weken krijgen ze weer een brief thuisgestuurd waarin staat of ze worden uitgenodigd voor een tweede gesprek. Indien iemand niet wordt uitgenodigd, dan vermeld je ook wat de redenen zijn.
Tweede gesprek
Bij het tweede gesprek ga je dieper in op de competenties van de kandidaat om er achter te komen of diegene wel werkelijk zo geschikt is. Daarnaast wil je natuurlijk weten wat de ambities zijn. Een case en een presentatie kunnen ook deel uitmaken van de tweede ronden. Hiermee toets je de inhoudelijke kennis en presentatie- en communicatie vaardigheden.
De kandidaat waarvan je het meest onder de indruk bent, wordt uitgenodigd voor een arbeidsvoorwaardengesprek.
De totale procedure van sollicitatie tot en met arbeidsvoorwaardengesprek neemt maximaal 5 weken in beslag.