Is opleiden een investering of een kostenpost

Opleiden als investering

Een belangrijke vraag die veel werkgevers zich stellen is of opleiden een kostenpost is of een investering. Dit blijkt ook uit de vraag: “Wat als we mensen opleiden en ze vertrekken vervolgens naar de concurrent?” Met als gevolg allerlei contracten waarin mensen duidelijk wordt gemaakt dat opleiden betekent dat je niet weg mag de komende jaren. Toch zijn er ook soms slimme antwoorden, zoals: “Wat als we niet opleiden en ze blijven?”

Opleiden en investeren

Als het gaat om opleiden leeft er sinds jaar en dag binnen vooral bij kleine bedrijven een vreemde houding. Je haalt liever iemand binnen die al op het gewenste niveau werkt, dan dat je iemand die al voor je werkt op het gewenste niveau brengt. Als dat betekent dat je iemand bij je concurrent vandaan moet halen dan is dat niet erg. Dat betekent slechts dat jij de nieuwe kennis binnenhaalt en dat je concurrent die kwijtraakt, twee keer voordeel.

Nu kan ik me wel iets voorstellen bij deze aanpak. Het is als klein bedrijf namelijk helemaal niet makkelijk om te weten op welk niveau iemand werkt als je zelf dat niveau niet hebt. Zo kan ik bijvoorbeeld niet inschatten of mijn huisarts hetzelfde niveau heeft als de huisarts die mijn buren bezoeken. Ik ben namelijk geen huisarts of opleider van huisartsen, dus zou ik een goede huisarts nog niet herkennen als hij me in mijn bil beet. Hoewel ik aanneem dat een goede huisarts dat juist niet doet.

Ontbrekende kennis

Voor een bedrijf dat de kennis ontbeert om het niveau te bepalen van een nieuwe medewerker is het dus makkelijker om iemand binnen te halen die bij de concurrent heeft bewezen de kennis te bezitten, dan om zelf iemand op te laten leiden. Ten eerste heb je meteen de beschikking over de kennis. Ten tweede weet je zeker dat die persoon over de gewenste kennis beschikt. Ten derde hoef je geen kosten te maken aan het opleiden van iemand intern, waarvan je niet zeker weet of hij of zij die nieuwe kennis ook werkelijk gaat gebruiken.

Dat het gevolg van deze aanpak is dat uiteindelijk alleen de grote bedrijven mensen opleiden en goed opgeleide mensen kunnen betalen, dat is niet belangrijk. Je hebt als klein bedrijf de kosten van opleiden weten te beheersen. Ook al heb je niet geïnvesteerd in je toekomst. Want hoe loyaal is zo’n medewerker die je inkoopt om zijn kennis? Laat zo’n medewerker zich niet net zo makkelijk weer wegkopen door een andere concurrent als hij of zij zich door jouw bedrijf heeft laten wegkopen?

Maar er is nog iets vreemds met opleiden als investering.

Opleiden versus nieuwe apparatuur

In zekere zin zijn voor een bedrijf medewerkers met nieuwe kennis net zoiets als nieuwe apparaten. Maar als een bedrijf nieuwe apparaten koopt, dan wordt dat gezien als een investering. Die nieuwe apparaten zorgen bijvoorbeeld voor tijdsbesparing, of ze leveren hogere kwaliteit producten in dezelfde tijd als de oude apparaten. Of het nieuwe apparaat maakt het mogelijk om verschillende producten te produceren, waardoor je meer markten kunt bedienen. Of het nieuwe apparaat maakt voor een lagere prijs het product, of kost minder om te onderhouden of verbruikt minder energie. Of de nieuwe machine is zuiniger en groener in het gebruik van grondstoffen. Dit wordt allemaal onderzocht, voordat besloten wordt om het apparaat aan te schaffen. Daarbij wordt niet alleen gekeken naar de aanschaf prijs, maar ook naar de totale kosten van het bezit van het apparaat. Wat gaat dat apparaat kosten over de totale levensduur en hoe verhoudt dat zich tot de inkomsten die met de producten worden gemaakt. Anders gezegd: “Kun je meer winst maken met het nieuwe apparaat?” Of: “Wordt je winstmarge groter door het nieuwe apparaat, bijvoorbeeld omdat je kosten omlaag gaan?”

Investeringsonderzoek

Maar een onderdeel van dat onderzoek naar de kwaliteiten van het nieuwe apparaat is ook: “Hoe makkelijk is het in het gebruik?” Dus: “Kunnen mijn medewerkers snel met het nieuwe apparaat aan de slag en snel die hogere winst of lagere kosten realiseren.” Wat dus betekent dat als het een jaar kost om het nieuwe apparaat te leren, dan koop je het niet. Kun je binnen drie maanden het apparaat op 70 of 80 procent capaciteit leren gebruiken, dan koop je het wel als het daarnaast meer winst gaat opleveren. Maar bedrijven zullen ook vragen stellen als: “Zit de opleiding om het apparaat te gebruiken in de aanschaf prijs?” en “Krijg je gedurende het eerste jaar gratis ondersteuning?”, “Hoelang duurt het om de oude apparatuur te vervangen door de nieuwe?”, “Wat moet ik doen om de vervanging van de oude apparatuur zo snel mogelijk te laten verlopen?” voordat ze een besluit nemen over de aankoop van het nieuwe apparaat.

Vreemd genoeg worden dit soort vragen nooit of zelden gesteld als het gaat om opleidingen. Terwijl dat toch volkomen logisch zou zijn. Of mag je dit soort vragen niet stellen als het gaat om opleiden, omdat het gaat over mensen?

Opleiden als investering

Als je van opleiden een investering wilt maken, dan moet je dus eigenlijk dezelfde vragen stellen als wanneer je een nieuw apparaat koopt. Vragen als:

  • Wat kan mijn medewerker anders nadat hij deze opleiding heeft gevolgd? Kan hij sneller werken of kan hij of zij verschillende producten leveren of maakt hij minder fouten?

  • Hoeveel levert die andere manier van werken op, ten opzichte van de oude manier van werken?

  • Hoe snel is de medewerker met de nieuwe kennis op het niveau van 70 of 80 procent van de mogelijkheden met de nieuwe kennis?

  • Hoe lang moet de medewerker in opleiding, voordat hij of zij de nieuwe kennis ook werkelijk kan toepassen?

  • Wat kan ik als bedrijf doen om de nieuwe kennis sneller toepasbaar te maken?

  • Wat moet ik als bedrijf doen om de nieuwe kennis op peil te houden?

  • Hoeveel ondersteuning krijgt de medewerker bij het toepassen van zijn nieuwe kennis van de opleider?

  • Wat zijn de kosten van de opleiding?

  • Wat zijn de kosten van het niet opleiden?

  • Moet ik extern opleiden, of kan ik misschien intern opleiden?

Extra vragen

Maar als het om mensen gaat zijn de volgende vragen ook belangrijk:

  • Willen mijn medewerkers wel opgeleid worden?

  • Welke interne hindernissen zijn er voor medewerkers met nieuwe kennis, om die kennis toe te passen?

  • Welke medewerker zou het leuk vinden om een opleiding te volgen?

  • Hoe kan ik de afwezigheid van een medewerker in opleiding opvangen en is dat nodig?

  • Wat zijn de gevolgen van de opleiding voor mijn overige werknemers?

  • Kan ik de medewerker met de nieuwe kennis misschien inzetten om zijn kennis over te dragen aan zijn collega’s?

  • Hoe laat ik mijn waardering blijken voor het feit dat een medewerker een opleiding volgt om nieuwe kennis voor het bedrijf op te doen?

Investeren in opleiden

Het is dus mogelijk om van opleiden een investering te maken. Simpelweg door het op dezelfde manier te benaderen als je de aanschaf van een nieuwe machine zou benaderen. Met natuurlijk als toevoeging het feit dat machines het niet erg vinden om vervangen te worden en mensen nogal eens de neiging hebben om verandering niet leuk te vinden. Maar als je volstaat met het inkopen van een nieuwe medewerker met nieuwe kennis, zoals je machines inkoopt, dan loop je twee gevaren. Ten eerste weet je niet hoe loyaal zo’n nieuwe medewerker is. Ten tweede weet je niet wat voor invloed deze motie van wantrouwen in je huidige medewerkers heeft op hun loyaliteit.

Waar het dus op neerkomt bij investeren in opleiden is: Wil jij je loyaliteit ten opzichte van je medewerkers laten zien of niet?