Debiteurenbeleid, van levensbelang

Inleiding

De meeste bedrijven leveren producten en/of diensten aan verschillende bedrijven en/of particulieren. Veel van die producten en/of diensten worden contant of met PIN afgerekend (binnen Nederland zo'n vijftig procent). Er is geen risico dat de debiteur veel te laat betaalt of niet betaalt. Op het moment dat producten en/of diensten geleverd worden aan bedrijven en/of particulieren op factuur (binnen Nederland zo'n vijftig procent) dan is dit risico wel aanwezig. Dat is ook het moment dat debiteurenbeleid een belangrijke rol gaat spelen.

Iedereen betaalt de rekening op tijd

Helaas is dat niet waar, veel bedrijven en particulieren betalen natuurlijk wel op tijd. In een meting van het voorjaar 2011 werd tweeënnegentig procent van de facturen binnen dertig dagen betaald. Zeven procent van de facturen werd betaald tussen de eenendertig en de zestig dagen, de overige één procent werd betaald na 60 dagen.

Gemiddelde debiteurentermijn

Behalve het gegeven hoeveel procent van de facturen wanneer betaald wordt is er ook nog een boekhoudkundige methode om te berekenen wat de gemiddelde debiteurentermijn is. In deze berekening wordt rekening gehouden met de "zwaarte" van de facturen, een kleine factuur telt minder zwaar mee dan een grote factuur. Omdat deze gemiddelde debiteurentermijn behoorlijk hoger ligt dan dertig of zelfs zestig dagen kan de enige conclusie zijn dat kleine facturen snel betaald worden maar dat grote facturen veel te laat betaald worden. In onderstaande tabel kunt u lezen hoe deze gemiddelde debiteurentermijn zich heeft ontwikkeld in de loop der jaren. Bedenk bij het lezen van onderstaande tabel dat het Europees Parlement in september 2010 heeft vastgesteld dat de deadline van betalingen voor zowel overheid als bedrijfsleven op dertig dagen moet liggen. Ook de meeste betalingstermijnen vermeld op facturen bedragen die dertig dagen, na dertig dagen zou de rekening betaald moeten zijn.

Jaar	Gemiddelde debiteurentermijn
1993	55
1997	58
2001	60
2006	76
2007	79
2008	80
2009	81 (voorlopige realisatie)
2010	80 (prognose)
2011	80 (prognose)

Goed debiteurenbeleid

We hebben vastgesteld dat het grootste gedeelte van uw facturen, zo'n tweeënnegentig procent, binnen de termijn betaald zullen worden. Helaas hebben we ook vastgesteld dat vooral de kleine facturen snel betaald worden en dat grotere facturen langer blijven liggen. Eén van de belangrijkste zaken die u moet invoeren om deze betalingstermijn te verkorten is goed debiteurenbeheer, hieronder een voorbeeld van hoe ik dat doe.

Praktijkvoorbeeld goed debiteurenbeleid

Datum	Omschrijving
1 oktober	Factuurdatum, betalingstermijn bedraagt veertien dagen.
15 oktober	Geen betaling ontvangen. Eerste herinnering sturen met betalingstermijn van zeven dagen.
22 oktober	Geen betaling ontvangen. Tweede herinnering sturen met betalingstermijn van zeven dagen.
1 november	Geen betaling ontvangen. Incassobureau verstuurt Cash Letter met betalingstermijn van vijf dagen.
6 november	Geen betaling ontvangen. Incassobureau verstuurt eerste aanmaning met betalingstermijn van vijf dagen.
11 november	Geen betaling ontvangen. Incassobureau verstuurt tweede aanmaning met betalingstermijn van vijf dagen.
16 november	Geen betaling ontvangen. Start juridische traject.

Conclusie

Het belang van een goed debiteurenbeleid is groot, goed debiteurenbeleid kan zelfs uw onderneming redden! Veel ondernemers onderschatten het belang van debiteurenbeleid, tweeënnegentig procent van mijn facturen wordt toch op tijd betaald, maar mijn ervaring is dat ondernemingen gered worden als goed debiteurenbeleid ingevoerd is. juist die twee tot acht procent van te laat betaalde facturen leveren een risico op voor uw onderneming, mede omdat vastgesteld is dat het om de grotere facturen gaat in de percentages.