Waarom wordt er aan kostencalculatie gedaan

Inleiding

Alle grote bedrijven houden een kostencalculatie bij en hebben hier meestal een aparte afdeling voor. Het is veel werk en vaak is de informatie alweer verouderd omdat het een momentopname is. Toch is het verstandig ook voor kleine ondernemingen uit het MKB (Midden Klein Bedrijf) om af en toe te kijken naar de kostencalculatie. Er zijn speciale boekhoudpakketten voor die dit voor je kunnen doen.

Wat is kostencalculatie precies?

De kostencalculatie bestaat uit 2 verschillende soorten calculaties. De voorcalculatie kan in feite gezien worden als het maken van een budget of begroting aan het begin van de periode. Bij de nacalculatie wordt er gekeken naar de kosten na een bepaalde periode. Ook wordt er bekeken of de voorcalculatie goed is ingeschat of zijn er bepaalde kosten die te hoog of te laag zijn ingeschat. Te hoog is niet goed omdat je dan denkt dat je hoge kosten gaat maken terwijl je dit ergens anders aan had kunnen besteden omdat het achteraf niet zo hoog is. Te laag is ook niet goed omdat je er na de periode achter komt dat je meer kosten hebt gemaakt waar je misschien nu het geld niet meer voor hebt. Om die reden je een goede kostencalculatie belangrijk. Hoe hoger de bedragen worden hoe belangrijker het gaat worden om dit toe te passen.

Waarvoor wordt de kostencalculatie gebruikt?

De kostencalculatie die bestaat uit voor- en nacalculatie wordt gebruikt voor 4 verschillende doeleinden. Deze worden hieronder een voor een behandeld.

Hulpmiddel voor het vaststellen van het resultaat

Het resultaat bestaat uit winst minus de kosten. De afdeling verkoop bepaalt het aantal verkopen en de opbrengst hiervan. De onderneming weet nu ongeveer wat de geschatte opbrengsten van de verkopen zullen zijn. Tijdens de bedrijfsvoering worden er altijd kosten gemaakt het is van belang deze zo goed mogelijk zien in te schatten. De controller is meestal belast met deze taak. De afdeling verkoop heeft de opbrengst geschat en de controller de gemaakte kosten. Hieruit kan de onderneming bepalen wat voor de komende periode het resultaat zal zijn. Een ander woord voor resultaat is winst.

Managementinformatie

Het management kan op basis van wat hierboven is beschreven zijn keuzes maken. Is er bijvoorbeeld genoeg geld om eventueel een nieuwe machine of overname te doen. Misschien om er wel op de kosten gelet worden en moet er personeel uit of moet er overgegaan worden om andere processen om zo kosten te besparen. Het management doet dit ook nadat de werkelijke cijfers bekend zijn over een bepaalde periode. Er gekeken naar de uitschieters zowel naar boven als naar de beneden. Waar heeft dit aangelegen en wat moet we doen om dit in de toekomst te voorkomen (meer kosten) of vast weten te houden bij lagere kosten.

Voor het vaststellen van de kostprijs

Nu de vaste en variabele kosten bekend zijn, kan er gekeken worden naar de kostprijs. Voor een bedrijf is het belangrijk bij het verkopen van haar producten dat in ieder geval de kosten worden terugverdient. De vaste kosten zijn kosten die er altijd zijn ook al wordt er niks geproduceerd, gewerkt of verkocht. De variabele daarentegen hangen wel samen met bijvoorbeeld de productie. Wordt er geproduceerd dan zijn er pas kosten van materiaal en elektriciteit. De kostprijs kan nu vastgesteld worden en hiet wordt verder de winst per product en BTW bij opgeteld om zo tot een verkoopprijs te komen die de klant moet betalen.

Hulpmiddel bij de planning en beheersing van de bedrijfsprocessen

Hier wordt er gekeken naar de verschillenanalyse. In feite is dit niets anders dan de voor- en de nacalculatie met elkaar te vergelijken. De afwijkingen die flink schommelen worden nader bekeken waar dit aan heeft gelegen. Er kan een aantal dagen gestaakt zijn door het personeel of een lekkage aan het dak zijn geweest. Hierdoor zijn bepaalde kosten hoger uitgevallen dan gedacht omdat je hier geen rekening mee hebt gehouden bij de voorcalculatie. De nacalculatie zijn de gegevens van onder andere de boekhouding. Het management kan na deze uitkomsten zijn plannen aanscherpen of wijzigen. 

Conclusie

De kostencalculatie gaat alleen over de gemaakte variabele kosten. Er wordt hier onderscheid gemaakt in voor- en nacalculatie. De kostencalculatie wordt gebruikt voor 4 redenen: voor het vaststellen van het te behalen resultaat, managementinformatie, kostprijsberekening en voor de planning en beheersing van de bedrijfsprocessen. Hoe grote de bedragen die in de onderneming omgaan hoe belangrijker het wordt om aan kosten calculatie te doen. Dit komt omdat er weinig overzicht is als de onderneming kleiner is. Bij een kleine onderneming hoef je niet per se aan kostencalculatie te doen omdat je de gegevens meestal wel uit de boekhouding kan halen en de eigenaar weet het zelf wel.