Wat houdt de functie van secretaresse in

Inleiding

Een secretaresse is binnen een bedrijf voor menig manager of directeur onmisbaar. Het maakt dan niet uit of het goed gaat met de economie of niet. In een recessie hebben de managers en directeuren een secretaresse nodig omdat er dan intern veel werkzaamheden aangepakt moeten worden. Denk aan bezuinigingen doorvoeren en de planning daar omheen. En als de economie groeit dan komt het uitbesteden en investeren weer veel meer op gang. Een secretaresse is altijd nodig voor een manager of directeur zodat de werkzaamheden, achter de schermen, tot in de puntjes geregeld zijn. Ik denk zelfs dat een secretaresse in de huidige recessie nog wel harder nodig is dan als de economie groeit. In een recessie moet een bedrijf alle zeilen bijzetten en daar zijn secretaresses absoluut bij nodig.

Wat wordt er verwacht van een secretaresse

Van een secretaresse wordt verwacht dat ze de juiste werkzaamheden uit handen kan nemen waardoor de directeur of manager dat werk kan doen waar ze verantwoordelijk voor zijn. En het liefst zoveel mogelijk want dat maakt je een goede secretaresse. Belangrijk is om goed te communiceren met je baas of manager zodat je weet wat ze belangrijk vinden. Op deze manier kun jij jouw functie zelf inrichten en weet je de juiste prioriteiten te bepalen. Verder is het regelen en organiseren in een secretaresse functie een belangrijke factor die iedere dag wel terugkomt. lees verder op secretaresse nieuwtjes

Welke werkzaamheden voert een secretaresse uit

Waar het om gaat is dat jij weet als secretaresse wat je baas of manager belangrijk vindt. En dat je prioriteiten kunt stellen, snel kunt schakelen, stress bestendig bent en overzicht over je werk kunt behouden. Bedenk de telefoon gaat, je baas staat aan je bureau en er moet ook nog een gast opgehaald worden bij de receptie. Ondertussen weigert de printer om nog maar 1 document te printen en er moet binnen een uur een koerier worden geregeld om een pakje op te halen. Het slimste is als je pas begint als secretaresse om een functie aan te nemen waar je rustig in kunt groeien. Niets is erger om constant achter de feiten aan te lopen. Bouw het dan langzaam op en evalueer ieder jaar of je al toe bent aan een stapje hoger. De standaard werkzaamheden bij een secretaresse functie zijn voornamelijk; agendaplanning, telefoon, gasten ophalen, lunch regelen, reisschema maken of vervoer regelen. Verder wordt bijna iedere secretaresse functie buiten de standaard werkzaamheden, met andere werkzaamheden aangevuld. Dit ligt dan puur aan de branche waarin je werkzaam bent of de grote van het bedrijf. Daarnaast heeft ieder secretaresse functie wel spontane werkzaamheden die meteen uitgevoerd moeten worden ook wel ad-hoc werkzaamheden genoemd.

Welke functies van secretaresse bestaan er

Er zijn verschillende functies waar je als secretaresse voor in aanmerking kunt komen. We noemen er hier een aantal op;

Afdelings secretaresse
Management secretaresse
Project secretaresse
Directie secretaresse
Personal Assistant
Office manager

Welke opleiding heb je nodig voor secretaresse

Op MBO niveau kun je al in aanmerking komen voor een functie van secretaresse. Verder zijn er ook HBO opleiding te volgen die eventueel specifiek op bepaalde branches gericht zijn. Denk dan bijvoorbeeld aan de reisbranche, medisch, reclame of marketing. Het is ook mogelijk om zonder diploma in een secretaresse functie te starten, als je snel opneemt vanuit de praktijk en je de kennis zelf eigen maakt ook wel autodidact genoemd. Het is vaak niet aan te raden, maar soms heb je bepaalde dingen in het leven niet in de hand. Altijd proberen zeg ik maar, nee heb je en ja kun je krijgen. Er zijn altijd en overal veel secretaresses nodig dus je maakt zeker kans. Wat is de basis om in aanmerking te komen voor een functie van secretaresse;